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Video: 【弁護士解説】非公開アカウントのTwitterも御用心!名誉毀損罪になる可能性について!
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謝罪 文 メール, 2020-04-09, 【弁護士解説】非公開アカウントのTwitterも御用心!名誉毀損罪になる可能性について!, 【弁護士キタガワです!】
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謝罪文を書く時に気をつけること
何か問題が起こったりミスが発覚した際、まずは相手先に出向くか電話で直接謝罪するのが基本です。
しかし、状況によっては直接謝罪できない場合もあります。その際に、ミスの内容や対応策、謝罪の言葉を取り急ぎ伝える役目が謝罪文にはあります。直接謝罪できた場合にも改めて謝罪文を送ることが大切です。
また、問題が起こった時は双方パニックになっており、冷静な判断ができなくなったり、感情的になってしまったりすることが多々あります。そういった時に、文章に書き起こすことで内容が整理されます。トラブル時など冷静さを欠いてしまいがちなときこそ、あえて文章にすることで、状況の整理が上手くいくのです。
迅速に対応する
謝罪の気持ちを伝える際に重要なのは「できる限り早く対応する」ということです。
ミスが発覚した時、迅速に対応しないと、後から丁寧な言葉で謝罪しても気持ちが伝わりづらくなってしまいます。相手が近くにいる場合には、まずは直接謝罪できる手段がないか考え、なるべく早くミスに対する謝罪をすることを意識しましょう。
どんなに丁寧な謝罪の言葉を考えるよりも、対応の早さが大切だということは頭に入れておきましょう。
問題の原因を明確にする
ミスや不具合が起こった時、相手が知りたいのは「なぜミスが起こったのか?」です。
5W1Hを意識して、「いつ、誰が、何を、どこで、どうした(どんなミスを起こしたか)」をはっきりと伝えるようにしましょう。
そうすることで、相手にも誠意が伝わりやすくなります。
ただ謝罪の言葉を連ねるだけでは、「責任をはぐらかしている」ように感じ取られてしまう可能性があります。
原因を明確にすると、対応策を考えやすくなります。
対応方法を伝える
ミスの原因をはっきりとさせたら、その問題に対してどのような対応をしていくのかを伝えます。
いますぐに全ての対応が難しい場合、暫定対応と恒久対応を分けて考えると良いでしょう。いま目の前で発生しているトラブルを解消させる対応が「暫定対応」で、問題の根幹を解消させる対応が「恒久対応」となります。
件名の内容は分かりやすく
謝罪文の基本的な構成は「謝罪の言葉で始まり、謝罪の言葉で終わる」です。
メールの場合は、件名に「謝罪メールである旨や緊急の報告であることが伝わる言葉」を入れましょう。
冒頭に【重要】や【〜に関するお詫び】といった言葉を入れることで、メールの重要性が伝わります。
謝罪メールを送る際のポイントと注意点
謝罪メールを送る際、必ず押さえておきたいポイントが2つあります。
1.問題が発覚した後、できる限り素早く送る
2.件名に「謝罪のメールであること」と「何についての謝罪なのか」を明記する
お詫びのメールは気が重く、後回しにしてしまいがちですが、待たされるほどお客様には不信感や不安感が募りますので速やかに送りましょう。件名を見てすぐに謝罪メールだとわかってもらえるような件名を付けましょう。
謝罪の場面では、状況を見極めての判断が重要です。手段の選択や使う順番を間違うと、どのようなフレーズをメールに書いたとしても事態を悪化させる可能性があるので気をつけましょう。
社外向け謝罪メールの基本
社外向けの謝罪メールでは、申し訳ないという謝罪の気持ちはもちろんのこと、なぜそのようなことが起こってしまったのかという原因究明と、今後どのように対処していくのかという対応策、予防策を書くのが基本です。どれが欠けても信頼を取り戻すことはできません。言い訳がましく聞こえないか、責任逃れをしているように見えないかなど、相手に失礼がないような表現を心がけましょう。
社内向け謝罪メールの基本
社内向けの謝罪メールであっても、どのような問題が起きたのか、なぜ起こったのかを明記する必要があります。謝罪の気持ち、ミスの原因、今後の対応策、予防策を書きましょう。上司やチームメンバーと相談し、対策や予防策が決定したら、迷惑をかけてしまった人に対してメールで報告します。
お問い合わせ担当のためのメールマナー・文例集
この資料では、これらのことを紹介しています。
・重要なメールマナーのポイント
・よく使う挨拶・結び・お詫びフレーズ集
・シーン別のメール文例と解説
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1.お詫びは直接するのが最善
ビジネスシーンで問題やミスが発生した時は、対面、もしくは電話で相手に直接謝罪をするのが望ましいです。直接謝罪することが誠意だという価値観を持っている方もいますし、表情や声色などからお詫びの気持ちが伝わりやすくなるためです。
しかし、その時の状況や相手との距離などの問題から、直接お詫びするのが難しいケースもあります。そうした場合には、メールでお詫びをすることも一つの選択肢となります。
メールでお詫びを伝える際には、その誠意が相手に伝わる言葉選びが重要です。表情や声を直接届けられないぶん、いつも以上に伝え方に気を配らなければなりません。
また、問題やミスの内容、程度によっては、メールのみのお詫びで終わらせては不十分なケースもあります。その場合は、メールの文面に「後ほどあらためて電話をさせていただきます。」といった一文を添えて、後ほど電話で謝罪を行うようにしましょう。もし自分だけで判断することが難しい場合は上司に相談をしましょう。
【関連記事】「【体験談紹介】仕事でミスした時の対処法と落ち込む自分から脱却する方法」
2.お詫びメールを送る際に気をつけること
2.1.迅速に対応をする
問題やミスが発生した際には、相手へ迅速にお詫びメールを送りましょう。時間が経過すればするほど相手側は不信感を抱き、その後の関係性にも悪影響を及ぼしまいます。
お詫びメールを送るのが怖いという気持ちもあるかもしれませんが、問題やミスは誰にでもあります。最も重要なのは、その後の対応です。反省すべき自分の落ち度は認め、今後の対応策と共にお詫びメールを迅速に送りましょう。
2.2.簡潔に分かりやすく伝える
できる限り簡潔に、わかりやすい文章を心がけましょう。通常のビジネスメールと同様に、結論にあたる謝罪の気持ちを最初に伝えます。冒頭から経緯や言い訳などを長々と書いてしまい、最も重要な謝罪の気持ちが伝わらない、というようなことがないようにしましょう。
2.3.内容や名称、日付などは具体的に述べる
問題やミスの経緯を説明する際には、具体的な内容や、商品やサービス、社名などの名称、日付などを正確に表記しましょう。曖昧な記載をすると相手に誤解を与え、また新たな問題を引き起こす可能性もあります。
2.4.誤字脱字は厳禁
誤字脱字によって相手の心証がより損なわれてしまう可能性があります。間違いがないよう、メールの送信前に必ずチェックをしましょう。特に相手の名前や社名、役職名は絶対に間違えないように注意しましょう。
謝罪文とは
謝罪文は相手に迷惑をかけたことに対してお詫びとして送る書状のことです。可能であれば相手に会って謝罪をするのが一番です。ただ相手に会うにも時間を設定する必要があるので謝罪をするまでに時間がかかってしまうこともあるでしょう。
そんな時は謝罪文を手紙やメールなどで送りましょう。
相手に迷惑をかけてしまったら
ビジネスシーンにおいて相手に迷惑をかけてしまい謝罪しないといけない場面になったら基本的には直接会って謝罪をすることが理想です。
実際に合うことで謝罪の気持ちや誠意を一番伝えることができるからです。しかし謝罪のための機会を作ってもらうのに日にちがかかったり、時間が合わなかったりすることもあるので、取り急ぎ電話で謝罪をし、その後手紙やメールなどで謝罪文を送るといいでしょう。
謝罪の際に気をつけること
スピード
謝罪をする上ではとにかくスピードが重要です。誠意を伝える上で言葉よりも行動が一番伝わりやすいためです。
何かトラブルやミスが発生してしまった場合は状況確認を素早く行い、まずは相手に謝罪しましょう。
その上で今後の対応などに関して説明することで、こちら側がミスを認識し今後の対応や改善に関してしっかり動いていることが伝わります。
非を認める
何かしら言い分はあるかもしれないですが、そこは自身の非をしっかりと認めて誠心誠意謝罪しましょう。
非を認めていないと「私は〇〇だと思った」などといった言い訳と捉えられる言葉がでてきてしまうので気を付けましょう。
状況を把握する
相手は謝罪の言葉を聞きたいのではなく、なぜそのようなことが起こってしまったのか、その後の対応はどうするのか、今後起こらないようにするためにはどうするのかが一番知りたい内容です。
ここは手を抜かずに可能な限り迅速に対応策を考えるといいでしょう。
謝罪文の例文
ここでは、実際のシチュエーション別に必要な謝罪文の例文を紹介いたします。
トラブル(システム障害)があったときのお詫び
【件名】
◯◯のシステム障害に関するお詫び
【本文】
株式会社◯◯ ◯◯課
◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の○○と申します。
◯月◯日◯時から◯時にかけて、
システム障害が発生しております。
皆様には多大なるご迷惑、ご心配をおかけしましたことを
深くお詫び申し上げます。
原因を調査いたしましたところ、弊社の◯◯に問題があり現在復旧作業を進めております。
◯時頃には復旧の見通しとなっております。
作業完了し正常稼働の確認ができ次第、改めてご連絡をさせていただきます。
以後このようなことがないように、再発防止策を実施し、
安定したサービス提供できるように努めて参ります。
今後とも、ご理解・ご協力のほどよろしくお願いいたします。
取り急ぎ、お詫びとご報告を申し上げます。
請求ミスがあったときのお詫び
【件名】
〇月ご請求金額誤りのお詫び
【本文】
株式会社◯◯ ◯◯課
◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の○○と申します。
この度、〇月〇日付のご請求金額につきまして、
誤った金額をご請求いたしましたこと、深くお詫び申し上げます。
原因を確認しましたところ、
経理上のミスであることがわかりました。
以後このようなことがないように、
経理との確認を徹底し細心の注意を払ってまいりますので
このたびの件は、どうかご容赦くださいますようお願い申し上げます。
改めまして、修正した請求書をお送りさせていただきましたので、
大変お手数とは存じますが、お手元の請求書は破棄していただきますようお願い申し上げます。
取り急ぎお詫びを申し上げます。
部下に不手際があった際のお詫び
【件名】
弊社社員の不手際に関してのお詫び
【本文】
株式会社◯◯ ◯◯課
◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の○○と申します。
このたびは弊社の○○が〇〇様に対して、
変失礼な応対をいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
ひとえに上司である私の監督不行き届きであり、
弁解のしようもございません。
誠に申し訳ございませんでした。
○○には私から厳しく指導致しました。
本人も、今後二度とこのようなことを繰り返さないと
深く反省しております。
今後は二度とこのような事がないよう社員教育を周知徹底し、努めてまいりますので、
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
仕事でミスをした場合のお詫び・謝罪文の基本
仕事でのミスは誰にでもあるもの。起きたことは仕方がありません。大切なのはミスした後の対応の仕方であり、ミスに対する謝罪やお詫びの仕方によって周囲からの評価が決まるといっても過言ではありません。
それでは、ミスをした場合どのように謝罪するのがいいのでしょうか。結論からいうと直接お詫びすることが理想ですが、遠方だと直接お会いすることがかなわないこともありますよね。そんなときは、電話やメール、手紙で謝罪をします。
では、それぞれのケースを確認してみましょう。
仕事のミスを直接お詫びできない場合は電話、メールで謝罪する
仕事でミスをしてしまったときや、謝らなければいけない場面に遭遇したとき、もっとも理想的な謝罪の方法は「相手に直接謝ること」です。顔と顔を合わせることで、こちらの表情が相手に見え、誠意とお詫びの気持ちを伝えられます。
しかし、多忙なビジネスパーソンにとって、タイトなスケジュールの中で直接謝罪する機会を作ってもらうのは容易ではありません。直接謝れない場合は、電話でお詫びの気持ちを伝えて謝罪し、その後メールで再度謝るのがベストといえるでしょう。
電話やメールで謝罪する場合は直接表情が見えないため、対面のとき以上にお詫びの気持ちを伝える言葉選びやメール文面を工夫する必要があります。こちらの誠意やお詫びの気持ちがきちんと伝わるよう、誤解のない表現・文面になるように細心の注意を払いたいところです。
メール文面に関しては本記事下部で例文を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
メールではなく手紙を手書きする場合は縦書きが基本
誠意やお詫びの気持ちを伝える手段の一つとして、手紙という選択肢もあります。デジタルな文字よりも、手書きのアナログな文字で謝罪をすることで、相手にお詫びの気持ちが伝わりやすくなるのです。
手紙で謝罪する場合に気をつけたいのが書式。横書きではなく、白い便箋に縦書きで書くのがマナーとされています。
手書きをする場合の便せん・封筒の選び方
手書きする場合は、先述のとおり無地または罫線のみの白い便箋を選びましょう。また、封筒も茶色や白など、ベーシックな色味で装飾がないのを利用することが一般的です。
キャラクターものやイラストがあしらわれたものを選んでしまうと、手紙の雰囲気がポップなってしまい、お詫びや誠意の気持ちが伝わりづらくなります。できるだけ落ち着いた色合いのシンプルで普通なものを選んでおくと間違いがありません。
ビジネスで謝罪メールを送る際のポイント
ビジネスの場面で謝罪のメールを送る際に意識したいポイントを解説します。
問題が発覚したら迅速に対応する
問題が発覚した際に非常に重要なのが、できるだけ早い段階で、その問題に関わる人たちへ事実を共有することです。問題が起きたことやその原因を早く伝える事で、被害の拡大を防ぐための対応にも早く取り掛かれます。
謝罪はとにかく迅速に行うことが鉄則です。丁寧なメールの文面を考えるために時間を使いすぎるよりも、万が一の場合は相手にかける負担を極力減らすようにしましょう。
もちろんメールの文面が丁寧であるに越したことはありませんが、”すぐに対応をした”という事実によっても相手に誠意を伝えられます。
お詫びは直接もしくは電話がベスト
本来ならば、お詫びはこちらが相手先に出向いて対面で、もしくは電話で述べるのが理想です。まずは自分の姿勢や表情、声などを通じて謝罪の意思が伝えられるような手段をとりましょう。
ただし、先述したとおり謝罪は迅速に行うことが非常に重要です。対面あるいは電話で行うことを優先して謝罪が遅くなっては元も子もありません。
相手のスケジュールの都合上時間をとれないなどのやむを得ない事情があり、すぐに対面あるいは電話での謝罪ができそうにないときはメールを活用しましょう。
また、対面や電話で謝罪ができた場合でも、その後メールでも連絡をし、謝罪の意を改めて示す事が望ましいです。
簡潔な文章を心がける
メールでだらだらと長い文章をつづるのは、どんな場面でも望ましくありません。特に謝罪メールでは「言い訳が長い」と受け取られてしまう可能性があります。
どんな問題が発生したのか、その問題をどう対処した・する予定なのか、メールを送る相手に対応してもらいたいことはあるのかなど、相手に伝えなければならない内容だけを厳選した、簡潔な文章を心がけましょう。謝罪の意を強く伝えたいあまり、「申し訳ございません」を重ねすぎるなど、しつこい文章になっていないかを、送信する前に必ずチェックしてください。
曖昧な表現は避ける
起こった問題やその原因などを正確に伝えるために、曖昧な表現は避け、メールを読んだ誰もが同じ解釈しかできない表現を使いましょう。後ろめたさを感じて表現をにごしたり、自分でも把握しきれていない情報について大雑把な記載をしたりしないようにしてください。
誤字脱字にいつもより注意する
ビジネスメールを送るにあたって、誤字脱字は常に入念なチェックをするべきです。謝罪などの重要な内容のメールでは特に大切で、”誤字脱字がある=チェックが甘い、重要なものと思っていない”という印象を与えてしまいます。
謝罪のメールは迅速に送るべきものですが、誤字脱字や文章表現のミスにはいつも以上に注意して、念入りなチェックをしましょう。
謝罪文の基本構成
謝罪文では、お詫びの気持ちを伝えるとともに
なぜお詫びすべき対象の出来事が起こってしまったかを明らかにし、今後の対応や対策を伝える必要があります。
まずは、謝罪文の文章構成から解説します。
① 冒頭の挨拶
メールで謝罪文を送る時であっても、唐突にお詫びの言葉を伝えるのはN Gです。
まずは「平素より大変お世話になっております。」などの挨拶文を入れ、その後に自分の名前を名乗ります。
②謝罪する
冒頭の挨拶が終わったら、次に伝えるべきは謝罪の言葉です。
お詫びする内容を伝えるとともに、謝罪の言葉を書きます。言い訳のようなことは書かず
自分に非があったことを素直に認め、誠実にお詫びの気持ちを伝えることが大切です。
③原因と経緯を明確にする
ただ謝罪をするだけでは、なんの解決にもなりません。
「本当に反省をしているのか?」「改善する気持ちはあるのか?」とより印象を悪くしてしまう可能性すらあります。
なぜ、今回お詫びしなければならないような事態になってしまったのか
その原因と、それに至った経緯を明確にし、わかりやすく伝えましょう。
5W1H(いつ、誰が、何を、どこで、なぜ、どうした)を意識すると、相手に状況が伝わりやすいでしょう。
④今回の問題に対する対応策を示す
③で説明した原因に対して、今回どのような対応策を講じるかを説明します。
今すぐに解決することが難しい問題の場合は、現在すぐにできる対応と、根本的な解決を図るための対応とを示す必要があるでしょう。
すでに解決済みの場合は、対応内容を明確に伝えます。
⑤今後の予防策を示す
今回の解決策を示した後は、今後同じようなミスが起こらないようにするための予防策について示します。
一度のミスは許されても、二度目は許されないことも少なくありません。
今回のミスを反省し、同じことを繰り返さないための対策を示すことは、非常に重要なポイントです。
⑥再びお詫びの言葉を伝えて締める
謝罪文の基本は、お詫びに始まり、お詫びに終わることです。
初めにお詫びをしただけでは、メールを読み終わるころには、すでに冒頭の謝罪フレーズの印象が薄れてしまっているかもしれません。
最後に、もう一度しっかりとお詫びの言葉を書きましょう。
謝罪文とは?
自分がしてしまったミスや不手際、過ちを犯し、誰かに迷惑をかけた時に相手に謝罪を伝える文書のことを謝罪文と言います。「配送ミスにより商品が不着となった」「事務手続きの遅れにより、あらかじめ案内していた納期に間に合わなかった」など、さまざまな場面で謝罪が必要となることがあるでしょう。
本来であれば直接会って謝罪するべきですが、相手に会うには時間の調整も必要です。会いたくもないと拒絶されてしまうこともあるでしょう。謝罪まで時間が空いてしまうなど、そのままの状態でいると失礼にあたります。さまざまな理由で直接会って謝罪できないのであれば、文書にて謝罪文を送るようにしましょう。なるべく早く誠意を伝え、謝罪することが大切です。
謝罪文を書く際の心がけ
謝罪文では、素早く誠意をもって謝意を伝えるようにしましょう。謝罪文を書く際に知っておきたいポイントをご紹介します。
なるべく早く謝罪の気持ちを伝える
謝罪しなければならない状況となった場合には、なるべく早く謝罪の気持ちを伝えましょう。なにかミスが起こった場合でも、迅速に対応されれば起こってしまった事実は消えないにせよ、後から信頼を取り戻しやすくなります。
謝罪せずに放置した場合、後からいくら丁寧な謝罪があっても、誠意は伝わりにくくなります。謝罪までの間、非がないと考えていたのでは、と感じさせてしまうためです。トラブルが発生した場合にはすぐにお詫びの文書を送り、素直に非を認めていることを相手に伝えましょう。
メールの場合は、件名に謝罪の意思を入れよう
謝罪をメールで送る場合もあるでしょう。その場合には、件名に謝罪の意思が分かる言葉を入れることをおすすめします。メールを開けなくても、問題が発生したことをすぐに知らせる効果もあります。トラブル発生日時や、具体的な内容を含めるのもよいでしょう。
ただ、件名は長くなりすぎると読みにくくなる上、スマホでは一定以降の文字数は表示されないこともあります。件名の文字数は20文字以内におさえるとよいでしょう。また情報が多すぎる場合には、件名の最初に【重要】と書き、緊急性があることを伝え、すぐに読んでもらえるように工夫するのもおすすめです。
問題の原因・経緯を伝える
トラブルが発生した場合には、一体どんな状況で行ったのか把握しづらいものです。問題が発生した経緯を報告することも、お詫び文書の役割のひとつでもあります。どのような原因で起こってしまったのか、そのために何が起こってしまったのか、誠意を持って伝えましょう。
原因の説明が分かりづらく、何か隠していると感じられると、ミスを誤魔化し誠意がないように感じられてしまいます。信頼度も下がり、今後の取引に影響を及ぼす恐れもあります。どのような問題でも正確に誠意を持って伝え、不手際を報告しましょう。
今後の対応策を伝える
謝罪文はお詫びと問題発生の経緯だけではなく、発生した問題の対応策まで伝えることが重要です。今回のトラブルをどのように補填し、同じような状況になった場合も、次回は問題にならないよう、対応策を説明し伝えましょう。トラブルが発生すると信頼度は下がりますが、今後の対応策をきちんと伝えることで信頼を取り戻せる可能性があります。
非を認め、言い訳をしない
トラブルの原因はひとつでない可能性もあります。不運が重なった、ということもあるでしょう。自分だけが悪いのではない、という気持ちを持つこともあるかもしれません。
しかし自分に非がある部分があれば、その部分を素直に認め誠意を持って謝罪しましょう。言い訳をしてしまうと、その後の取引や関係性に問題が発生することもあります。
相手を責めない
自分だけが悪いのではない、先方も確認しなかったと思うこともあるかもしれません。しかし、謝罪文には先方のミスは決して書かないよう注意してください。先方の勘違いがきっかけとなって、今回のトラブルが発生し、結果として先方に迷惑をかけた場合であっても、こちらが謝罪しなければならないケースもあります。
状況に合わせて言葉・表現を選ぶ
謝罪文というと、とにかく謝ることに主眼を置いてしまうこともあります。しかし、状況に合わせて言葉や表現を選ぶことが大切です。起きてしまったことは仕方がない、それよりも今後の対応策を知りたい、という場合もあるでしょう。こういった相手に、ただひたすら謝意を伝えても、気持ちを伝えることはできません。
相手が何を求めているのか考え、状況に合わせた言葉や表現を選んで謝罪文を作成しましょう。
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