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Video: なぜサンフランシスコに？！アメリカから近況報告☆ 【ちかログ英語日記】〔#1023〕
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お知らせ
1. 近況報告メール
まずはメールでプロジェクトの近況報告をする場合の例を見てみましょう。その上で、あなたの仕事に応用できるような慣用的な表現を抜き出していきます。ここでは外国人の上司に対してメールを書いている場面を想像してみましょう。
1-1. メール例文
Hello Martin,
I hope you are doing well.
This is an update of the spring campaign scheduled for launch on April 1st. We are making progress although there are some difficulties.
1. The first draft of our new ad design has been made. Please see the attached file.
– We have been working on our new ad design for a month now. We expect to complete the design by the end of February.
2. Sales training of store staff has been started but is under difficult circumstances.
– We expected to start training earlier, but had to delay the start for 2 weeks due to illness of trainers.
– Although it will be close to launch, we plan to complete training of all store staff by March 28th.
3. Search for train ad space is under way.
– We plan to buy in-train ad space of all major train lines in Tokyo and Osaka.
In summary, we are on schedule so far, although the schedule is tight. I will keep you updated with the progress of the project.
Take care,
Daisuke
マーティンへ、
お元気ですか。
4月1日に開始予定の春のキャンペーンの近況報告をさせていただきます。多少の問題はあるものの、プロジェクトは進んでいます。
1. 広告デザインの第一稿が出来上がりました。添付のファイルをご覧ください。
– 広告デザインに着手して1ヵ月になります。2月末日までにはデザインを完成させる予定です。
2. 販売員の研修が開始されましたが、厳しい状況です。
– 早い時期から研修を開始する予定でしたが、講師の不調により、予定より2週間遅れています。
– ギリギリになってしまいますが、3月28日には全ての店舗スタッフの研修を完了する予定です。
3. 電車広告枠を調整中です。
– 東京と大阪の全ての主要な沿線の広告枠を押さえる予定です。
まとめとして、スケジュールは厳しいですが今のところ予定どおりに進んでいます。このプロジェクトについてまた随時報告させていただきます。
よろしくお願いします。
大輔
1-2. 近況報告メールで使える表現11
それでは使える慣用句の意味と使い方を見て行きましょう。
1. I hope you are doing well.
お元気ですか。
How are you? などと違い、相手に返事を求めない、便利な最初の書き出し文です。私も、特に共通の話題がない場合はとりあえずこれを最初に書きます。
2. This is an update of _______.
～の進捗を報告させていただきます。
受信した側はまずこのメールの主旨を知りたいわけですから、このようにとてもシンプルに伝えます。
3. We are making progress although there are some difficulties.
多少の問題はあるものの、プロジェクトは進んでいます。
最初におおまかな状況を伝えると、読み手と意識合わせができます。
- 他にも、状況によって以下のような表現を使います。We are making rapid progress thanks to our team’s great efforts.
プロジェクトはチームの尽力により非常に順調に進んでいます。We are having extreme difficulties with the project due to unexpected occurrences.
予測不能の事態により、非常に厳しい状況にあります。
4. _______ has been _______.
～されました。
上司が知りたいのは何がなされて、何がまだなされていないか、ですよね。「何日に～された」といったように、時期の情報が重要でない場合は過去形ではなく、現在完了形を使うと自然です。
例：
△ The first draft of the ad design was made on January 6th.
〇 The first draft of the ad design has been made.
5. Please see the attached file.
添付の資料をご覧ください。
メール文は要点だけをまとめて、詳細は添付ファイルにまとめたほうがスッキリと読みやすいメールになります。
6. We have been working on _______ for _______ now.
～に着手して（期間）になります。
どれほどの期間取り組んできたかを伝えるには、このように表現します。例をいくつかみてみましょう。
例：
We have been working on our presentation for 2 weeks now.
We have been working on the project for 3 months now.
7. We expect to _______ by _______. / We plan to ______ by _______.
（時期）までに(アクション)する予定です。
仕事が完了する予定の時期を伝えるには、このような表現を使います。いくつか例を見てみましょう。
例：
We plan to complete the project by September 15th.
We expect to hear back from our client by the end of this week.
8. We had to delay _______ for _______ due to ________.
（理由）のため、（アクション）を（期間）ほど遅らせなければなりませんでした。
遅れが発生している場合はその理由を同じ文中に添えると神妙な感じがでます。いくつか例を見てみましょう。
例：
We had to delay the press release for a day due to an error in communication.
We had to delay the project for a week due to an emergency with a client.
よく目にする、ざっくりした理由の例は以下になります。
- Due to an error in communication
コミュニケーションにおける手違いにより - Due to an emergency with a client
緊急のお客様対応のために - Due to illness in the team
チームメンバーの体調不良により - Due to a family emergency in the team
チーム内に身内の不幸があったことにより - Due to a change in client circumstances
お客様の方針転換により
9. _______ is under way / _______ is in progress.
～は現在進行中です。
完了していないものの進行中のタスクはこのように報告します。いくつか例を見てみましょう。
例：
Our market research is under way.
Software development is in progess.
10. In summary, we are on schedule so far / In summary, we are under difficult circumstances.
まとめとして、今のところ予定どおりに進んでいます。 / まとめとして、厳しい状況です。
このように最後におおまかな状況をまとめると、報告メールのむすびにつなげやすくなります。
11. I will keep you updated with the progress of the project.
このプロジェクトについてまた随時報告させていただきます。
だいたいの場合、近況報告メールはこのようにむすぶことができます。ここまで紹介したメール文や表現を参考に、是非、次回の報告メールを書いてみてください。
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