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謝罪 文 ビジネス, 2020-07-14, 【絶対に】今すぐ辞めた方がいい会社!, 私も、過去に勤めていたブラック企業。こんな会社は即辞めた方がいい!
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謝罪文を書く時に気をつけること

何か問題が起こったりミスが発覚した際、まずは相手先に出向くか電話で直接謝罪するのが基本です。

しかし、状況によっては直接謝罪できない場合もあります。その際に、ミスの内容や対応策、謝罪の言葉を取り急ぎ伝える役目が謝罪文にはあります。直接謝罪できた場合にも改めて謝罪文を送ることが大切です。

また、問題が起こった時は双方パニックになっており、冷静な判断ができなくなったり、感情的になってしまったりすることが多々あります。そういった時に、文章に書き起こすことで内容が整理されます。トラブル時など冷静さを欠いてしまいがちなときこそ、あえて文章にすることで、状況の整理が上手くいくのです。

迅速に対応する

謝罪の気持ちを伝える際に重要なのは「できる限り早く対応する」ということです。

ミスが発覚した時、迅速に対応しないと、後から丁寧な言葉で謝罪しても気持ちが伝わりづらくなってしまいます。相手が近くにいる場合には、まずは直接謝罪できる手段がないか考え、なるべく早くミスに対する謝罪をすることを意識しましょう。

どんなに丁寧な謝罪の言葉を考えるよりも、対応の早さが大切だということは頭に入れておきましょう。

問題の原因を明確にする

ミスや不具合が起こった時、相手が知りたいのは「なぜミスが起こったのか?」です。

5W1Hを意識して、「いつ、誰が、何を、どこで、どうした(どんなミスを起こしたか)」をはっきりと伝えるようにしましょう。

そうすることで、相手にも誠意が伝わりやすくなります。

ただ謝罪の言葉を連ねるだけでは、「責任をはぐらかしている」ように感じ取られてしまう可能性があります。

原因を明確にすると、対応策を考えやすくなります。

対応方法を伝える

ミスの原因をはっきりとさせたら、その問題に対してどのような対応をしていくのかを伝えます。

いますぐに全ての対応が難しい場合、暫定対応と恒久対応を分けて考えると良いでしょう。いま目の前で発生しているトラブルを解消させる対応が「暫定対応」で、問題の根幹を解消させる対応が「恒久対応」となります。

件名の内容は分かりやすく

謝罪文の基本的な構成は「謝罪の言葉で始まり、謝罪の言葉で終わる」です。

メールの場合は、件名に「謝罪メールである旨や緊急の報告であることが伝わる言葉」を入れましょう。

冒頭に【重要】や【〜に関するお詫び】といった言葉を入れることで、メールの重要性が伝わります。

詳細については、次の URL をご覧ください。……

謝罪文とは

謝罪文は相手に迷惑をかけたことに対してお詫びとして送る書状のことです。可能であれば相手に会って謝罪をするのが一番です。ただ相手に会うにも時間を設定する必要があるので謝罪をするまでに時間がかかってしまうこともあるでしょう。
そんな時は謝罪文を手紙やメールなどで送りましょう。

相手に迷惑をかけてしまったら

ビジネスシーンにおいて相手に迷惑をかけてしまい謝罪しないといけない場面になったら基本的には直接会って謝罪をすることが理想です。
実際に合うことで謝罪の気持ちや誠意を一番伝えることができるからです。しかし謝罪のための機会を作ってもらうのに日にちがかかったり、時間が合わなかったりすることもあるので、取り急ぎ電話で謝罪をし、その後手紙やメールなどで謝罪文を送るといいでしょう。

謝罪の際に気をつけること

スピード

謝罪をする上ではとにかくスピードが重要です。誠意を伝える上で言葉よりも行動が一番伝わりやすいためです。
何かトラブルやミスが発生してしまった場合は状況確認を素早く行い、まずは相手に謝罪しましょう。
その上で今後の対応などに関して説明することで、こちら側がミスを認識し今後の対応や改善に関してしっかり動いていることが伝わります。

非を認める

何かしら言い分はあるかもしれないですが、そこは自身の非をしっかりと認めて誠心誠意謝罪しましょう。
非を認めていないと「私は〇〇だと思った」などといった言い訳と捉えられる言葉がでてきてしまうので気を付けましょう。

状況を把握する

相手は謝罪の言葉を聞きたいのではなく、なぜそのようなことが起こってしまったのか、その後の対応はどうするのか、今後起こらないようにするためにはどうするのかが一番知りたい内容です。
ここは手を抜かずに可能な限り迅速に対応策を考えるといいでしょう。

謝罪文の例文

ここでは、実際のシチュエーション別に必要な謝罪文の例文を紹介いたします。

トラブル(システム障害)があったときのお詫び

【件名】
◯◯のシステム障害に関するお詫び

【本文】
株式会社◯◯ ◯◯課
◯◯様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の○○と申します。

◯月◯日◯時から◯時にかけて、
システム障害が発生しております。

皆様には多大なるご迷惑、ご心配をおかけしましたことを
深くお詫び申し上げます。

原因を調査いたしましたところ、弊社の◯◯に問題があり現在復旧作業を進めております。

◯時頃には復旧の見通しとなっております。
作業完了し正常稼働の確認ができ次第、改めてご連絡をさせていただきます。

以後このようなことがないように、再発防止策を実施し、
安定したサービス提供できるように努めて参ります。
今後とも、ご理解・ご協力のほどよろしくお願いいたします。

取り急ぎ、お詫びとご報告を申し上げます。

請求ミスがあったときのお詫び

【件名】
〇月ご請求金額誤りのお詫び

【本文】
株式会社◯◯ ◯◯課
◯◯様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の○○と申します。

この度、〇月〇日付のご請求金額につきまして、
誤った金額をご請求いたしましたこと、深くお詫び申し上げます。

原因を確認しましたところ、
経理上のミスであることがわかりました。

以後このようなことがないように、
経理との確認を徹底し細心の注意を払ってまいりますので
このたびの件は、どうかご容赦くださいますようお願い申し上げます。

改めまして、修正した請求書をお送りさせていただきましたので、
大変お手数とは存じますが、お手元の請求書は破棄していただきますようお願い申し上げます。

取り急ぎお詫びを申し上げます。

部下に不手際があった際のお詫び

【件名】
弊社社員の不手際に関してのお詫び

【本文】
株式会社◯◯ ◯◯課
◯◯様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の○○と申します。

このたびは弊社の○○が〇〇様に対して、
変失礼な応対をいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

ひとえに上司である私の監督不行き届きであり、
弁解のしようもございません。
誠に申し訳ございませんでした。

○○には私から厳しく指導致しました。
本人も、今後二度とこのようなことを繰り返さないと
深く反省しております。

今後は二度とこのような事がないよう社員教育を周知徹底し、努めてまいりますので、
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

詳細については、次の URL をご覧ください。……

【保存版】謝罪メールのシーン別文例集と書き方のポイント | メールワイズ式 お役立ちコラム | メールワイズ式 お役立ちコラム

謝罪文の基本構成

謝罪文では、お詫びの気持ちを伝えるとともに
なぜお詫びすべき対象の出来事が起こってしまったかを明らかにし、今後の対応や対策を伝える必要があります。

まずは、謝罪文の文章構成から解説します。

① 冒頭の挨拶

メールで謝罪文を送る時であっても、唐突にお詫びの言葉を伝えるのはN Gです。
まずは「平素より大変お世話になっております。」などの挨拶文を入れ、その後に自分の名前を名乗ります。

②謝罪する

冒頭の挨拶が終わったら、次に伝えるべきは謝罪の言葉です。
お詫びする内容を伝えるとともに、謝罪の言葉を書きます。言い訳のようなことは書かず
自分に非があったことを素直に認め、誠実にお詫びの気持ちを伝えることが大切です。

③原因と経緯を明確にする

ただ謝罪をするだけでは、なんの解決にもなりません。
「本当に反省をしているのか?」「改善する気持ちはあるのか?」とより印象を悪くしてしまう可能性すらあります。
なぜ、今回お詫びしなければならないような事態になってしまったのか
その原因と、それに至った経緯を明確にし、わかりやすく伝えましょう。
5W1H(いつ、誰が、何を、どこで、なぜ、どうした)を意識すると、相手に状況が伝わりやすいでしょう。

④今回の問題に対する対応策を示す

③で説明した原因に対して、今回どのような対応策を講じるかを説明します。
今すぐに解決することが難しい問題の場合は、現在すぐにできる対応と、根本的な解決を図るための対応とを示す必要があるでしょう。
すでに解決済みの場合は、対応内容を明確に伝えます。

⑤今後の予防策を示す

今回の解決策を示した後は、今後同じようなミスが起こらないようにするための予防策について示します。
一度のミスは許されても、二度目は許されないことも少なくありません。
今回のミスを反省し、同じことを繰り返さないための対策を示すことは、非常に重要なポイントです。

⑥再びお詫びの言葉を伝えて締める

謝罪文の基本は、お詫びに始まり、お詫びに終わることです。
初めにお詫びをしただけでは、メールを読み終わるころには、すでに冒頭の謝罪フレーズの印象が薄れてしまっているかもしれません。
最後に、もう一度しっかりとお詫びの言葉を書きましょう

詳細については、次の URL をご覧ください。……

1.お詫びは直接するのが最善

ビジネスシーンで問題やミスが発生した時は、対面、もしくは電話で相手に直接謝罪をするのが望ましいです。直接謝罪することが誠意だという価値観を持っている方もいますし、表情や声色などからお詫びの気持ちが伝わりやすくなるためです。

しかし、その時の状況や相手との距離などの問題から、直接お詫びするのが難しいケースもあります。そうした場合には、メールでお詫びをすることも一つの選択肢となります。

メールでお詫びを伝える際には、その誠意が相手に伝わる言葉選びが重要です。表情や声を直接届けられないぶん、いつも以上に伝え方に気を配らなければなりません。

また、問題やミスの内容、程度によっては、メールのみのお詫びで終わらせては不十分なケースもあります。その場合は、メールの文面に「後ほどあらためて電話をさせていただきます。」といった一文を添えて、後ほど電話で謝罪を行うようにしましょう。もし自分だけで判断することが難しい場合は上司に相談をしましょう。

【関連記事】「【体験談紹介】仕事でミスした時の対処法と落ち込む自分から脱却する方法」

2.お詫びメールを送る際に気をつけること

2.1.迅速に対応をする

問題やミスが発生した際には、相手へ迅速にお詫びメールを送りましょう。時間が経過すればするほど相手側は不信感を抱き、その後の関係性にも悪影響を及ぼしまいます。

お詫びメールを送るのが怖いという気持ちもあるかもしれませんが、問題やミスは誰にでもあります。最も重要なのは、その後の対応です。反省すべき自分の落ち度は認め、今後の対応策と共にお詫びメールを迅速に送りましょう。

2.2.簡潔に分かりやすく伝える

できる限り簡潔に、わかりやすい文章を心がけましょう。通常のビジネスメールと同様に、結論にあたる謝罪の気持ちを最初に伝えます。冒頭から経緯や言い訳などを長々と書いてしまい、最も重要な謝罪の気持ちが伝わらない、というようなことがないようにしましょう。

2.3.内容や名称、日付などは具体的に述べる

問題やミスの経緯を説明する際には、具体的な内容や、商品やサービス、社名などの名称、日付などを正確に表記しましょう。曖昧な記載をすると相手に誤解を与え、また新たな問題を引き起こす可能性もあります。

2.4.誤字脱字は厳禁

誤字脱字によって相手の心証がより損なわれてしまう可能性があります。間違いがないよう、メールの送信前に必ずチェックをしましょう。特に相手の名前や社名、役職名は絶対に間違えないように注意しましょう。

キャリアアップを考えている方は、無料で相談できる転職エージェント「マイナビエージェント」がおすすめです。

詳細については、次の URL をご覧ください。……

仕事でミスをした場合のお詫び・謝罪文の基本

仕事でのミスは誰にでもあるもの。起きたことは仕方がありません。大切なのはミスした後の対応の仕方であり、ミスに対する謝罪やお詫びの仕方によって周囲からの評価が決まるといっても過言ではありません。

それでは、ミスをした場合どのように謝罪するのがいいのでしょうか。結論からいうと直接お詫びすることが理想ですが、遠方だと直接お会いすることがかなわないこともありますよね。そんなときは、電話やメール、手紙で謝罪をします。

では、それぞれのケースを確認してみましょう。

仕事のミスを直接お詫びできない場合は電話、メールで謝罪

仕事でミスをしてしまったとき、謝らなければいけない場面に遭遇したとき、もっとも理想的な謝罪の方法は「相手に直接謝ること」です。顔と顔を合わせることで、こちらの表情が相手に見え、誠意とお詫びの気持ちを伝えることができます。

しかしながら、多忙なビジネスパーソンにとって、タイトなスケジュールの中で直接謝罪する機会を作るのは容易ではありません。直接謝れない場合は、電話でお詫びの気持ちを伝えて謝罪し、その後メールで再度謝るのがベストといえるでしょう。

電話やメールで謝罪する場合は直接表情が見えないため、対面のとき以上にお詫びの気持ちを伝える言葉選びやメール文面を工夫する必要があります。こちらの誠意やお詫びの気持ちがきちんと伝わるよう、誤解のない表現・文面になるように細心の注意を払いたいところです。

メール文面に関しては後ほど例文をご紹介しますので、参考にしてください。

メールではなく手紙を手書きする場合は縦書きが基本

誠意やお詫びの気持ちを伝える手段の一つとして、手紙という選択肢もあります。デジタルな文字よりも、手書きのアナログな文字で謝罪をすることで、相手にお詫びの気持ちが伝わりやすくなるのです。

手紙で謝罪する場合に気をつけたいのが書式。横書きではなく、白い便箋に縦書きで書くのがマナーとされています。

手書きをする場合の便せん・封筒の選び方

手書きする場合は、先述のとおり無地または罫線のみの白い便箋を選びましょう。また、封筒も茶色や白など、ベーシックな色味で装飾がないのを利用することが一般的です。

キャラクターものやイラストがあしらわれたものを選んでしまうと、手紙の雰囲気がポップなってしまい、お詫びや誠意の気持ちが伝わりづらくなります。できるだけ落ち着いた色合いのシンプルで普通なものを選んでおくと間違いがありません。

詳細については、次の URL をご覧ください。……

相手の心を動かす謝罪文を書くためのポイントとは

謝罪文を書くなら、「相手の心が動かされ」「つい許してしまう」ような文章を書きたいですね。

謝罪文の例文を紹介する前に、こちらの誠意が伝わるような謝罪文を書くために押さえておくべきポイントを紹介します。

  • ・一刻も早く謝罪する
  • ・謝罪の原因を明らかにする
  • ・今後の対応について触れる
  • ・言い訳をしない
  • ・相手のミスは責めない

電話やメール・手紙はもちろん、対面での謝罪であったとしても、この5つのポイントを押さえましょう。それぞれについて紹介します。

一刻も早く謝罪する

謝罪メールや添え状で「平素よりお世話になっております」から始める人がいますが、火に油を注ぐ結果になる可能性があります。

謝罪の場合は、挨拶代わりに「先日は大変失礼いたしました」「この度はご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした」とした方がいい場合が多いです。

対応は迅速に、謝罪は一刻も早くが鉄則です。会社の事情で謝罪するべきか否かの判断が自分ではできない場合もあるでしょう。そういった場合は、事態が発生したらなるべく早い段階で上司に相談します。

謝罪の原因を明らかにする

謝罪の原因をあやふやに誤魔化して謝罪しても、相手に誠意は伝わりません。恋人同士や友人間でのトラブルでも原因をはっきりさせずに謝ったところで「私が何で怒ってるかわかっているの?」「本当に悪いと思ってる?」と、神経を逆撫でしてしまいますよね。

社会人になってからの、お客様や社内での謝罪も同じです。

何を原因にして相手の気分を害し、謝罪することになったのかをはっきりさせましょう。

今後の対応についてふれる

謝罪の原因を明らかにしたら、今後の対応についてもふれます。

謝罪文の例文では「今後このようなことがないように〜〜」の部分です。ここが欠けていると、相手に「そういった対応をしていくのであれば、今後はこんな不愉快な思いはしなくて済むだろう」と思ってもらえなくなります。

社内での決定事項を詳細に語る必要はありませんが、再発防止策についてはふれておくべきです。

言い訳をしない

謝罪文で「本当は自分は悪くない」「誰でもあのときの自分を同じ状況に陥れば同じミスをするはずだ」といったニュアンスのある言い訳がましい文章はNGです。

とはいえ、注意して謝罪文を書いていても、気がつかないうちに言い訳がましい文章になってしまうものです。

謝罪文は、書き終わってから第三者に添削してもらうといいでしょう。添削を依頼できる人がいない場合は、書き終わってから数分時間をおいて読み直してみましょう。

相手のミスは責めない

こちら側が一方的に悪い訳ではないのに謝罪文を書かなければならないケースがありますが、相手のミスを謝罪文で責めるまねはよしましょう。

たとえば、「相手の勘違いや手違いがきっかけでこちら側の作業が後手に周り、最終的に相手側に迷惑がかかってしまった」というケースでも、諸般の事情でこちらが謝罪しなければならないことがあります。

つい、「元はと言えば、あなたの」と言いたくなる気持ちが出てきますが、堪えましょう。

メールや手紙での謝罪文でよく使われるフレーズ

謝罪文でよく使われるフレーズを紹介します。

同じ意味でも表現が違う言葉を覚えておくと、相手や状況に応じて適切な表現を使うことができます。

  • ・申し訳ありませんでした。
  • ・すみませんでした。 
  • ・多大なご迷惑をおかけして、心から申し訳なく存じます。 
  • ・失礼いたしました。 
  • ・謝罪いたします。 
  • ・陳謝いたします。

これらのフレーズをふまえて実際に使える謝罪文の例を紹介します。まずは「メールで謝罪文を送る場合」の例からです。

メールや手紙で謝罪文を送る場合の文章はどうすればいい?

メールや手紙は文章に謝罪文をしたためないといけないため、どのように書けばいいのかわからないという人もいます。

そこで、メールでの謝罪例文を紹介します。

詳細については、次の URL をご覧ください。……

謝罪メールを送る際のポイントと注意点

謝罪メールを送る際、必ず押さえておきたいポイントが2つあります。

1.問題が発覚した後、できる限り素早く送る

2.件名に「謝罪のメールであること」と「何についての謝罪なのか」を明記する

お詫びのメールは気が重く、後回しにしてしまいがちですが、待たされるほどお客様には不信感や不安感が募りますので速やかに送りましょう。件名を見てすぐに謝罪メールだとわかってもらえるような件名を付けましょう。

謝罪の場面では、状況を見極めての判断が重要です。手段の選択や使う順番を間違うと、どのようなフレーズをメールに書いたとしても事態を悪化させる可能性があるので気をつけましょう。

社外向け謝罪メールの基本

社外向けの謝罪メールでは、申し訳ないという謝罪の気持ちはもちろんのこと、なぜそのようなことが起こってしまったのかという原因究明と、今後どのように対処していくのかという対応策、予防策を書くのが基本です。どれが欠けても信頼を取り戻すことはできません。言い訳がましく聞こえないか、責任逃れをしているように見えないかなど、相手に失礼がないような表現を心がけましょう。

社内向け謝罪メールの基本

社内向けの謝罪メールであっても、どのような問題が起きたのか、なぜ起こったのかを明記する必要があります。謝罪の気持ち、ミスの原因、今後の対応策、予防策を書きましょう。上司やチームメンバーと相談し、対策や予防策が決定したら、迷惑をかけてしまった人に対してメールで報告します。

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結論として、日本のエンタメニュースは興味深くエキサイティングな話題です。日本の文化やエンターテインメント業界について学ぶことはたくさんあります。日本のエンタメニュースはとても面白いです。新鮮でわくわくする情報が満載です。ぜひ、この本を読んで、この国とその文化についてもっと学んでください。この記事が有益で役立つことを願っています。読んでくれてありがとう!

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